Bewerberdaten in digitalen Akten

Digitale Bewerberakten: Was rechtlich zu beachten ist

Der Umgang mit digitalen Bewerberakten unterliegt den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Bewerbungsunterlagen beinhalten sensible, personenbezogene Daten, die zwar für Auswahlverfahren notwendig-, jedoch auch vertraulich zu behandeln sind. Durch die Digitalisierung ergeben sich neue, effiziente Methoden – jedoch auch neue Risiken. Die Personalabteilung jedes Unternehmens sollte deshalb besonders sensibilisiert werden. In diesem Artikel klären wir alle relevanten Fragen rund um das Thema digitale Bewerberakte. Erfahren sie vor allem, welche rechtlichen Vorschriften und Aufbewahrungsfristen zu beachten sind.

Was ist eine digitale Bewerberakte?

Bewerbungen wie man sie sonst kennt haben im Laufe der Zeit eine Veränderung durchlebt. Bewerbungen werden heutzutage nicht mehr schriftlich eingereicht, sondern hauptsächlich per E-Mail oder online Bewerbungsformular. Auch die Verwaltung der Bewerberdaten erfolgt deshalb überwiegend digital. In Elektronische Bewerberakten werden die Daten der potentiellen Kandidat*innen online verwaltet. 

  • beschleunigte Abstimmungs- und Selektionsprozesse
  • standortunabhängige Zugriff auf die Bewerberprofile
  • Mehr Transparenz
  • Geringerer zeitlicher Aufwand 
  • Kostenersparnis
  • Umweltfreundlich
  • Möglichkeit des Aufbaus eines Talentpools
  • Datenschutz-Risiken
  • Datenüberschuss

Alle Dokumente, die vor Beginn des Arbeitsverhältnisses relevant sind

  • Anschreiben
  • Lebenslauf / CV
  • Zertifikate
  • Bewerbungsfoto
  • Bescheinigungen und Zeugnisse
  • Antworten der Bewerbungsformulare
  • Eignungstests
  • Ärztliche Beurteilungen
  • Kontaktinformationen

Welche rechtlichen Vorschriften sind zu beachten (DSGVO)?

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Bewerberakten?

 Bei der Aufbewahrungsfrist sollte der Zeitraum von 6 Monaten eingehalten und nicht überschritten werden. 

Eine Aufbewahrung von (höchstens 6 Monaten) der Akten nach Ablehnung von Bewerber*innen empfiehlt sich vor allem daher, dass abgelehnte Kandidat*innen auch nach dem Bewerbungsprozess wegen Verdacht auf Diskriminierung gegen Sie klagen können. Um für solche Prozesse gewappnet zu sein, sollten Sie die Bewerberakten mindestens bis 2 Monate nach Ablehnung aufbewahren. Denn dann läuft die Frist gemäß § 15 Abs. 4 AGG ab, in der die Bewerber*innen ihren geltend machen können. 

Wenn neue Stellen vakant werden, greifen viele Unternehmen gerne auf Lebensläufe ihres Interessentenpools zurück. Wenn Bewerber*innen wünschen, dass ihre Daten in einem Talentpool genutzt werden dürfen, muss jedoch immer eine Zustimmung von den Kandidat*innen erfolgen. 

Wann müssen Bewerberdaten gelöscht werden?

Wenn eine Absage vonstatten geht, ist das Unternehmen verpflichtet die Bewerbungsunterlagen nach einer Dauer von 6 Monaten vollständig zu löschen. Die personenbezogenen Daten müssen, wenn die beworbene Position besetzt wurde langfristig vernichtet werden. Vorgereichte Unterlagen, die von die Bewerber*innen postalisch eingereicht werden, müssen ebenfalls in einem Zeitraum von 2 bis maximal 6 Monaten an die Bewerber*innen zurückzuschicken.

Was passiert mit den Bewerbungsunterlagen wenn Sie einen Kandidaten einstellen?

Bei der Einstellung des Bewerbers ist der Arbeitsgeber verpflichtet alle Bewerbungsunterlagen die keine Relevanz für die Tätigkeit des Kandidaten hat, unverzüglich zu löschen. Hierbei sind die oben genannten Unterlagen, welche vor Beginn des Arbeitsverhältnisses eingereicht werden mit innenbegriffen. Dazu zählt das Anschreiben, Zeugnisse, Zertifikate, Eignungstests und allgemeine Bescheinigungen.

Dürfen Bewerber auch im Nachhinein Einsicht in Ihre Bewerberakte verlangen?

Im § 83 BetrVG ist das Einsichtsrecht geregelt.  Grundsätzlich gilt: jeder Arbeitnehmer darf Einsicht in seine Personalakte nehmen. Das heißt, nur Personen die eine vertragliche Beziehung mit dem Unternehmen eingegangen sind, haben diesen Anspruch. 

Jedoch haben auch abgelehnte Bewerber*innen  einen Anspruch auf Einsicht der Akte, auch wenn die Absage nicht zu einer vertraglichen Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber geführt hat.  Wenn ein Verstoß gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) vermutet wird, also eine Diskriminierung aufgrund von Rasse, ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion, Behinderung, Alter oder auch sexuellen Orientierung, haben die Bewerber*innen ein berechtigtes Interesse an der Einsicht.  Wenn diese nicht gewährt wird, können abgelehnte Kandidat*innen mit Hilfe des § 15 AGG eine Entschädigung beantragen.  

Was muss bei der Verwendung eines Bewerbermanagement Systems beachtet werden?

Entscheidungen über Anstellungen dürfen nicht ausschließlich durch automatisierte Verarbeitung der Bewerberdaten erfolgen. Das heißt eine automatisierte Vorselektion durch ein System darf zwar erfolgen, jedoch müssen natürliche Personen am Auswahlprozess teilhaben.

Dürfen Bewerberdaten weitergegeben werden?

Die verantwortlichen der Personalabteilung müssen gewährleisten, dass die Bewerbungsunterlagen nur an die vorher klar definierten, erforderlichen Stellen und Personen weitergegeben werden. Das bedeutet es dürfen nur Personen Einsicht in die Bewerber-Akten haben, die unmittelbar am Bewerbungsprozess beteiligt sind (need-to-know-Prinzip).

Eine Weitergabe an Dritte ist ohne ausdrückliche Zustimmung der Bewerber*innen unzulässig.

Fazit

Bewerbermanagementsysteme können helfen, die strengen rechtlichen Vorschriften gemäß DSGVO umzusetzen. Vor allem in Punkto Zeit-Management bietet ein solches System einige Vorteile. So werden zum Beispiel Fristen automatisch eingehalten und Sie müssen nicht mehr jede Bewerbung einzeln prüfen. Sie verwenden noch kein Bewerbermanagementsystem für digitale Bewerbungen? In unserem Artikel „Bewerbermanagementsysteme“ finden Sie alle relevanten Fragen rund um das Thema, sowie eine Checkliste und eine Hilfestellung für die Auswahl eines Bewerbermanagementsystems.

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